Pasal 1 Definisi

Dalam Syarat dan Ketentuan ini, istilah-istilah berikut memiliki arti sebagai berikut:

Pasal 2 Ruang Lingkup Layanan

1. Layanan HRIS ini mencakup namun tidak terbatas pada fitur-fitur berikut: pengelolaan data karyawan, manajemen absensi & kehadiran, penggajian (payroll), manajemen cuti, penilaian kinerja, rekrutmen, serta pelaporan dan analitik SDM.
2. Penyedia Layanan berhak untuk menambah, mengubah, atau mengurangi fitur layanan dari waktu ke waktu dengan pemberitahuan yang wajar kepada Pengguna.
3. Layanan ini disediakan secara "as is" dan "as available". Penyedia Layanan akan berupaya semaksimal mungkin untuk menjaga ketersediaan layanan dengan target uptime 99,5% per bulan.
4. Layanan ini diselenggarakan sesuai dengan ketentuan Penyelenggaraan Sistem Elektronik sebagaimana diatur dalam PP No. 71 Tahun 2019.

Pasal 3 Periode Trial (Uji Coba)

1. Setiap perusahaan yang mendaftar berhak mendapatkan akses trial gratis selama 30 (tiga puluh) hari kalender terhitung sejak tanggal registrasi berhasil diverifikasi.
2. Selama periode trial, Pengguna dapat mengakses seluruh fitur sistem HRIS tanpa batasan fungsional.
3. Data yang diinput selama masa trial akan tetap tersimpan dan dapat digunakan setelah Pengguna melakukan upgrade ke paket berbayar.
4. Setelah periode trial berakhir, akses ke platform akan dibatasi hingga Pengguna melakukan upgrade ke paket langganan berbayar.
5. Penyedia Layanan akan mengirimkan pemberitahuan melalui email sebanyak 3 (tiga) kali, yakni: 7 hari sebelum, 3 hari sebelum, dan pada hari berakhirnya masa trial.

Pasal 4 Pendaftaran & Informasi Akun

1. Pengguna wajib memberikan informasi yang benar, akurat, lengkap, dan terkini saat proses pendaftaran sesuai dengan Pasal 25 PP No. 71 Tahun 2019.
2. Pengguna bertanggung jawab sepenuhnya atas kerahasiaan kredensial akun, termasuk namun tidak terbatas pada email, kata sandi, dan metode otentikasi lainnya.
3. Segala aktivitas yang dilakukan melalui akun Pengguna dianggap sebagai aktivitas yang sah dan menjadi tanggung jawab Pengguna sepenuhnya.
4. Pengguna wajib segera memberitahukan kepada Penyedia Layanan apabila terjadi penggunaan akun tanpa izin atau pelanggaran keamanan lainnya.
5. Penyedia Layanan berhak menangguhkan atau menonaktifkan akun yang terindikasi memberikan informasi palsu, menyesatkan, atau melanggar ketentuan yang berlaku.

Pasal 5 Hak & Kewajiban Pengguna

Pasal 6 Hak & Kewajiban Penyedia Layanan

Pasal 7 Perlindungan Data Pribadi

1. Pengumpulan Data: Kami mengumpulkan Data Pribadi yang diperlukan untuk penyelenggaraan layanan HRIS, meliputi namun tidak terbatas pada: nama lengkap, alamat email, nomor telepon, data perusahaan, data karyawan, data kehadiran, dan data penggajian. Pengumpulan data dilakukan berdasarkan persetujuan eksplisit dari Subjek Data sebagaimana diatur Pasal 20 UU PDP.
2. Tujuan Pemrosesan: Data Pribadi diproses secara sah, adil, dan transparan semata-mata untuk:
   • Penyelenggaraan dan pengelolaan layanan HRIS;
   • Verifikasi identitas dan keamanan akun;
   • Komunikasi terkait layanan dan dukungan teknis;
   • Pemenuhan kewajiban hukum ketenagakerjaan;
   • Peningkatan kualitas layanan secara agregat dan anonim.
3. Penyimpanan Data: Data Pribadi disimpan di server yang berlokasi di wilayah Republik Indonesia dan/atau negara yang memiliki tingkat pelindungan data yang setara atau lebih tinggi, sesuai ketentuan Pasal 56 UU PDP tentang Transfer Data Pribadi.
4. Hak Subjek Data: Sesuai UU PDP, Subjek Data memiliki hak untuk:
   • Mendapatkan informasi tentang kejelasan identitas, dasar kepentingan hukum, tujuan pemrosesan, dan akuntabilitas pihak yang memproses Data Pribadi;
   • Mengakses dan memperoleh salinan Data Pribadi;
   • Memperbarui atau memperbaiki kesalahan Data Pribadi;
   • Mengakhiri pemrosesan, menghapus, dan memusnahkan Data Pribadi;
   • Menarik kembali persetujuan pemrosesan Data Pribadi;
   • Mengajukan keberatan atas tindakan pengambilan keputusan berbasis pemrosesan otomatis;
   • Menggugat dan menerima ganti rugi atas pelanggaran Data Pribadi.
5. Retensi Data: Data Pribadi disimpan selama diperlukan untuk tujuan pemrosesan atau sesuai dengan ketentuan retensi yang diwajibkan peraturan perundang-undangan ketenagakerjaan.
6. Notifikasi Pelanggaran: Dalam hal terjadi kegagalan pelindungan Data Pribadi, Penyedia Layanan wajib menyampaikan pemberitahuan secara tertulis kepada Subjek Data dan lembaga terkait paling lambat 3 x 24 jam sesuai Pasal 46 UU PDP.

Pasal 8 Keamanan Sistem Elektronik

1. Penyedia Layanan menerapkan standar keamanan teknis dan organisasi yang memadai untuk melindungi sistem elektronik dan data di dalamnya, sebagaimana diatur dalam Pasal 15 UU ITE dan Pasal 24 PP PSTE, meliputi:
   • Enkripsi data saat transit (SSL/TLS) dan saat tersimpan (encryption at rest);
   • Otentikasi multi-faktor untuk akses sensitif;
   • Pencatatan log akses (audit trail) yang dapat ditelusuri;
   • Pencadangan data (backup) secara berkala;
   • Pengujian keamanan dan vulnerability assessment secara berkala.
2. Penyedia Layanan berkomitmen menjalankan sistem elektronik secara andal, aman, dan bertanggung jawab sesuai dengan ketentuan Pasal 15 ayat (1) UU ITE.
3. Pengguna wajib menerapkan praktik keamanan yang baik, termasuk penggunaan kata sandi yang kuat, tidak berbagi kredensial, dan melaporkan aktivitas mencurigakan.

Pasal 9 Larangan Penggunaan

Pengguna dilarang keras melakukan hal-hal berikut saat menggunakan Layanan:

Pasal 10 Langganan & Pembayaran

1. Setelah masa trial berakhir, Pengguna dapat melanjutkan penggunaan layanan dengan memilih paket langganan berbayar yang tersedia.
2. Seluruh harga yang tercantum adalah dalam mata uang Rupiah (IDR) dan sudah termasuk Pajak Pertambahan Nilai (PPN) sesuai peraturan perpajakan yang berlaku, kecuali dinyatakan lain.
3. Pembayaran dapat dilakukan melalui metode yang disediakan oleh platform, termasuk namun tidak terbatas pada transfer bank, kartu kredit/debit, dan dompet digital.
4. Langganan akan diperpanjang secara otomatis pada setiap akhir periode, kecuali Pengguna melakukan pembatalan sebelum tanggal perpanjangan.
5. Penyedia Layanan akan mengirimkan faktur/invoice elektronik yang sah sebagai bukti pembayaran sesuai peraturan perpajakan Indonesia.

Pasal 11 Pembatalan & Penghapusan Data

1. Pengguna dapat membatalkan layanan kapan saja melalui pengaturan akun atau dengan menghubungi dukungan teknis.
2. Setelah pembatalan, Pengguna tetap dapat mengakses layanan hingga akhir periode langganan yang telah dibayar.
3. Apabila tidak dilakukan upgrade dalam 30 (tiga puluh) hari setelah masa trial berakhir atau setelah pembatalan, Penyedia Layanan berhak menghapus seluruh data perusahaan dari sistem secara permanen.
4. Sebelum penghapusan, Pengguna akan diberikan kesempatan untuk mengekspor data melalui fitur ekspor yang tersedia di platform.
5. Penghapusan data akan dilakukan sesuai dengan standar pemusnahan data yang aman (secure deletion), kecuali data yang wajib dipertahankan berdasarkan kewajiban hukum.
6. Pengembalian dana (refund) hanya berlaku sesuai ketentuan yang diatur dalam kebijakan pengembalian dana yang terpisah.

Pasal 12 Batasan Tanggung Jawab

1. Penyedia Layanan tidak bertanggung jawab atas kerugian yang timbul akibat:
   • Kelalaian Pengguna dalam menjaga keamanan akun;
   • Kesalahan atau ketidakakuratan data yang diinput oleh Pengguna;
   • Gangguan layanan akibat force majeure;
   • Tindakan pihak ketiga yang berada di luar kendali Penyedia Layanan;
   • Pemeliharaan terjadwal yang telah diberitahukan sebelumnya.
2. Total tanggung jawab Penyedia Layanan dalam hal apapun tidak akan melebihi jumlah biaya langganan yang telah dibayarkan oleh Pengguna dalam 12 (dua belas) bulan terakhir.
3. Ketentuan batasan tanggung jawab ini tidak mengurangi tanggung jawab Penyedia Layanan atas pelanggaran yang diakibatkan oleh kesengajaan atau kelalaian berat.

Pasal 13 Hak Kekayaan Intelektual

1. Seluruh hak kekayaan intelektual atas platform, termasuk namun tidak terbatas pada kode sumber, desain antarmuka, logo, merek dagang, dan dokumentasi, adalah milik eksklusif Penyedia Layanan dan dilindungi oleh hukum Republik Indonesia.
2. Pengguna diberikan lisensi terbatas, non-eksklusif, tidak dapat dipindahtangankan, dan dapat dicabut untuk menggunakan platform sesuai dengan Syarat dan Ketentuan ini.
3. Seluruh data dan konten yang diunggah oleh Pengguna tetap menjadi milik Pengguna. Penyedia Layanan tidak mengklaim kepemilikan atas data Pengguna.

Pasal 14 Force Majeure (Keadaan Kahar)

1. Tidak ada pihak yang bertanggung jawab atas kegagalan atau keterlambatan dalam melaksanakan kewajibannya yang disebabkan oleh keadaan di luar kendali wajar, termasuk namun tidak terbatas pada:
   • Bencana alam (gempa bumi, banjir, tsunami, gunung meletus);
   • Pandemi atau wabah penyakit;
   • Perang, huru-hara, terorisme, atau kerusuhan;
   • Kebijakan pemerintah yang membatasi operasional;
   • Kegagalan infrastruktur telekomunikasi atau internet yang bersifat massal;
   • Serangan siber berskala besar yang melampaui standar pengamanan wajar.
2. Pihak yang terkena force majeure wajib memberitahukan pihak lainnya dalam waktu 7 (tujuh) hari kerja sejak terjadinya keadaan tersebut.

Pasal 15 Penyelesaian Sengketa & Hukum yang Berlaku

1. Syarat dan Ketentuan ini tunduk pada dan ditafsirkan berdasarkan hukum Republik Indonesia.
2. Setiap perselisihan yang timbul dari atau sehubungan dengan Syarat dan Ketentuan ini akan diselesaikan secara bertahap:
   • Musyawarah untuk mufakat dalam jangka waktu 30 (tiga puluh) hari kalender;
   • Apabila musyawarah tidak mencapai kesepakatan, maka akan diselesaikan melalui mediasi di hadapan mediator yang disepakati bersama;
   • Apabila mediasi tidak berhasil, sengketa akan diselesaikan melalui Badan Arbitrase Nasional Indonesia (BANI) atau Pengadilan Negeri yang berwenang di wilayah hukum Indonesia.
3. Para pihak sepakat bahwa selama proses penyelesaian sengketa berlangsung, masing-masing pihak tetap melaksanakan kewajibannya berdasarkan Syarat dan Ketentuan ini.

Pasal 16 Ketentuan Penutup

1. Penyedia Layanan berhak mengubah Syarat dan Ketentuan ini sewaktu-waktu. Perubahan material akan diberitahukan melalui email dan/atau notifikasi dalam platform minimal 14 (empat belas) hari sebelum berlaku efektif.
2. Kelanjutan penggunaan layanan setelah perubahan berlaku efektif dianggap sebagai persetujuan terhadap perubahan tersebut.
3. Apabila ada bagian dari Syarat dan Ketentuan ini yang dinyatakan tidak sah atau tidak dapat dilaksanakan oleh pengadilan atau lembaga yang berwenang, maka ketentuan lainnya tetap berlaku secara penuh.
4. Kegagalan Penyedia Layanan untuk melaksanakan hak-haknya berdasarkan Syarat dan Ketentuan ini tidak dianggap sebagai pengabaian (waiver) atas hak-hak tersebut.
5. Syarat dan Ketentuan ini merupakan keseluruhan perjanjian antara Pengguna dan Penyedia Layanan yang menggantikan seluruh perjanjian, pernyataan, dan kesepahaman sebelumnya.